Dúvidas frequentes sobre auxílio eventual para discentes
1- O que é o auxílio eventual? E a quem é destinado?
A Resolução ConsEPE Nº 125 - 16/02/12 regulamenta a concessão do auxílio eventual com finalidade apoiar à participação de alunos de graduação e pós-graduação da UFABC em eventos de extensão ou na execução de atividades de campo previstas nas ações extensionistas em execução no respectivo exercício financeiro e aprovadas com recursos orçamentários para esta finalidade.
2- Posso solicitar auxilio para apresentar trabalho em evento de extensão e cultura?
Sim. Desde que a ação indicada no formulário de solicitação (e respectivo coordenador) tenha sido aprovada com recursos para esta finalidade. O auxílio pode ser solicitado para:
• Apresentação de trabalhos em eventos de extensão e cultura – Vide documentação necessária no formulário; (clique aqui para baixar o formulário)
• Participar como ouvinte em eventos; (clique aqui para baixar o formulário)
• Participar em atividades de campo prevista nos projetos (clique aqui para baixar o formulário)
3- Qual o prazo para a entrega da solicitação de auxílio? E como enviar o pedido?
Os pedidos do auxílio devem ser encaminhados em até 30 (trinta) dias antes da data de início do evento.
Envio do pedido e dúvidas através do e-mail: administracao.proec@ufabc.edu.br
4- Ainda não tenho o aceite do trabalho, posso solicitar auxílio?
Sim. Deverá ser enviada a solicitação (junto com a documentação necessária) no prazo informando no tópico número 3. Necessário juntar documento que informe o prazo estipulado/previsto pela organização do evento referente a divulgação do aceite (podendo ser página de internet ou e-mail resposta). Lembrando que a liberação do recurso financeiro está condicionada à apresentação da carta de aceite.
5- Quais despesas posso solicitar através do auxílio eventual? E como prever no formulário de solicitação.
• Alimentação – estimar o valor total com base nos dias do evento ou da atividade de campo;
• Passagens Terrestres e Aéreas – necessitam de orçamentos de 3 empresas distintas (ida e volta). Opção pelo valor mais econômico.
• Diárias – referente a despesa com hospedagem no município sede do evento – necessita de 3 orçamentos. Opção pelo valor mais econômico.
• Locomoção – entende-se por transporte público necessário e disponível no local do evento apenas, e na ausência ou impossibilidade deste, opção por taxi ou demais empresas de transporte urbano através de aplicativo. Necessita de 3 orçamentos. Opção pelo valor mais econômico.
• Despesa com inscrição em congressos, seminários e afins; - pdf da página de divulgação dos valores, e-mails e boletos se houver.
• Eventuais despesas previstas em projeto de ação de extensão aprovado pela PROEC. Sujeito a análise da PROEC e verificação da necessidade de 3 orçamentos.
Observação:
• Na escolha do valor mais econômico, transportar o valor exato para o formulário, considerando os centavos.
• Nos orçamentos de hospedagem e transporte sempre indicar as datas em consonância com as indicadas no formulário, e emitir um pdf da página contendo link e data da consulta/orçamento (vide modelos).
6- Irei ao evento com veículo próprio, posso solicitar auxílio para combustível, pedágio e estacionamento?
Não. A resolução não permite.
7- Não consegui os 3 (três) orçamentos para as Passagens Terrestres/Aéreas e nem de Diárias (hospedagem) no município do evento. O que fazer?
Referente às passagens: Caso a consulta na internet não retorne 3 empresas que realizem o trajeto – junte pdf da página(s)/consulta(s) realizada(s), contendo o link e data. Na sequência junte o orçamento obtido para envio e informe no formulário o valor exato, ou se conseguir pelo menos 2 orçamentos informe o valor mais econômico.
Referente à hospedagem – caso o município não tenha hotéis ou impossibilidade de orçamentos por indisponibilidade de vaga. Realize o mesmo procedimento orientado para as passagens.
8- O trabalho foi desenvolvido em grupo, todos os participantes podem solicitar o auxílio para apresentação do trabalho?
Sim. Desde que o coordenador recomende e a ação possua orçamento aprovado.
9- Como saberei se a solicitação de auxílio para participar no evento foi aprovada?
Os pedidos serão recebidos por e-mail (administracao.proec@ufabc.edu.br ) e analisados pela PROEC. Estando em conformidade a solicitação e os documentos, bem orçamento disponível, o pedido será inserido no SIPAC para assinatura da docente coordenadora/orientadora no respectivo processo eletrônico. Tanto discente e a coordenadora serão comunicados através de e-mails.
Caso a ação não possua orçamento aprovado ou não apresente a documentação necessária, o pedido será reprovado, comunicando através de e-mail.
10- Quando receberei os recursos após a aprovação do pedido?
A UFABC não realizará pagamento de nenhuma despesa, apenas realizará o pagamento total do auxílio mediante deposito em conta corrente individual (somente em nome e CPF do discente). Desta forma o discente será responsável pelas despesas. Normalmente o depósito ocorre entre 10 a 15 dias antes do evento. Porém se tiver algum imprevisto o beneficiário será comunicado ou poderá entrar em contato para solicitar a previsão.
11- Não tenho conta bancária, posso solicitar o auxílio?
Sim. No entanto devera providenciar imediatamente a conta corrente em seu nome e encaminhar o mais breve possível.
12- Só tenho conta poupança posso solicitar o auxílio?
Não pode ser Conta Poupança e nem Conta Salário.
Deverá ser Conta Corrente individual nome do discente, e estar ativa.
13- Esqueci de fazer o pedido do auxílio! Posso fazer o pedido durante o evento ou solicitar reembolso apresentando os documentos comprobatórios?
Não. Obrigatoriamente as solicitações de auxílios devem ser entregues no prazo normativo em consonância com os termos da resolução.
14- Fiz o pedido de auxilio, mas não conseguirei participar do evento. O que devo fazer?
O solicitante deverá localizar o seu e-mail de pedido inicial do auxílio, e encaminha-lo novamente para administracao.proec@ufabc.edu.br informando que não conseguira (ou não conseguiu) participar do evento. Neste caso a PROEC verificara o status de pagamento e solicitara devolução através de uma Guia de Recolhimento da União (GRU) contendo o valor depositado pela UFABC, se for o caso.
15- Qual o prazo para a prestação de contas?
A prestação de contas do auxílio concedido deverá ser realizada em até 10 (dez) dias úteis após o término do evento.
16- Realizei despesas e o valor foi superior ao valor recebido, posso pedir reembolso?
A resolução não permite reembolso em nenhuma situação:
a) Caso o valor gasto seja superior ao solicitado, não haverá reembolso.
b) Caso o valor gasto seja inferior ao solicitado, favor anotar a diferença no campo próprio da prestação de contas/
c) A PROEC analisará a documentação, solicitando ou não os devidos ajustes. Após emitira uma guia de recolhimento para a União no caso da diferença apontada no item b).
17- Quais documentos devo apresentar na prestação de contas?
I - Notas Fiscais, recibos, cupons fiscais e faturas originais das despesas realizadas que contenham dados que identifiquem a empresa (para as despesas de hospedagem, passagens; alimentação, locomoção e outras previstas no projeto) – em pdf;
II - Bilhetes de embarque e desembarque – em pdf;
III - Comprovante de despesa de locomoção (em pdf) ou página oficial com itinerário/linha contendo o valor para transporte público referente ao trajeto utilizado – em pdf contendo link da página e data ;
IV - Comprovante original de pagamento da taxa de inscrição no evento – em pdf;
V - Certificados e Declarações de participação e apresentação do trabalho (se for o caso) no evento – em pdf;
V! - Demais documentos que forem necessários quando da análise da prestação de contas pela ProEC.
VII - Relatório para Prestação de Contas
• No caso de apresentação de trabalhos em eventos de extensão e cultura ou na condição de ouvinte – Vide documentação necessária no relatório; (clique aqui para baixar o relatório/formulário)
• No caso de participar em atividades de campo prevista nos projetos (clique aqui para baixar o relatório/formulário)