Orientações para Solicitação de Pedido em Ata
OBJETIVO
A finalidade da Ata de registro de preços, é prover infraestrutura necessária para a realização de eventos institucionais estritamente necessários ao desenvolvimento institucional e compatível com as finalidades da instituição, não sendo cabível gasto para realização de eventos com caráter de festividade conforme recomendação da Procuradoria Jurídica junto a UFABC;
DA SOLICITAÇÃO
1) Os itens disponíveis, bem como as especificações detalhadas, serão consultados no arquivo Anexo II do formulário de solicitação (sujeito a análise de saldo do item pela ProEC);
2) O pedido para utilização da ATA deverá ser encaminhado a Divisão Administrativa da ProEC, por meio de formulário para o e-mail: administracao.proec@ufabc.edu.br;
3) O prazo de envio do pedido é de 45 (quarenta e cinco) dias que antecede o evento;
4) Não serão aceitos pedidos solicitados por meio diferente do indicado no item 2) e fora do prazo indicado no item 3);
5) Preencher o formulário específico indicando:
- Dados do Evento: nome do evento, local da realização e período de realização;
- Dados do responsável pela demanda e organização: nome completo, Siape, e-mail e telefone;
- Dados dos Itens - Quantidade de cada item (preencher apenas o número) e memória de cálculo: ( ex: item: 1 microfone (unid/dia) / quantidade solicitada = 3 / memória de cálculo = 1 microfone X 3 dias).
6) A aprovação do pedido estará sujeita à disponibilidade de saldo em ata e orçamentária, bem como a previsão feita pela área solicitante na ocasião do Planejamento Anual de Contratações.
7) Dúvidas podem ser tratadas com antecedência por meio do e-mail administracao.proec@ufabc.edu.br respeitado o prazo informado no item 3).
8) Após o envio do pedido e instrução do processo não será possível alteração dos itens e quantitativos;
9) Após emissão da nota de empenho, a Divisão Administrativa da ProEC encaminhará o documento para a empresa solicitando a confirmação de recebimento, copiando o responsável pela demanda e organização do evento.
10) Caberá ao responsável pelo evento:
- Envio da Ordem de Serviço para a(s) empresa(s) constando os quantitativos necessários e detalhes da prestação dos serviços, com orientação dos horários e locais para instalação;
- Solicitar previamente a autorização de espaços para realização do evento, informando as demais áreas da UFABC de forma a facilitar a entrada dos fornecedores no campus da UFABC.
11) Caso ocorra cancelamento do evento, o responsável deverá informar ao fornecedor com 3 dias úteis de antecedência do início do evento (em cópia administracao.proec@ufabc.edu.br), antes da montagem ou entrega do serviço; e encaminhar a resposta de confirmação da empresa ao e-mail administracao.proec@ufabc.edu.br .
12) Após finalização do evento e recebimento da Nota Fiscal a ProEC solicitará que o responsável pela demanda/evento realize a Avaliação dos Serviços mediante formulário próprio para subsidiar o ateste da Nota Fiscal pelo Gestor do Contrato.